Une mission réussie se prépare avant le premier client. Cette checklist aide le magasin et l’opticien remplaçant à partager les bonnes informations, à éviter les malentendus et à rendre la prise de poste plus rapide.
1. Décrire précisément le besoin de remplacement
Indiquez le motif sans communiquer de donnée personnelle sur un salarié, puis précisez les dates, les horaires, l’adresse et la durée prévisible. Signalez si le besoin peut être prolongé ou modifié.
2. Présenter le magasin et ses outils
Organisation
Équipe présente, responsable joignable, ouverture et fermeture, pauses et règles internes utiles.
Environnement métier
Logiciel d’optique, verrier, réseaux de tiers payant, atelier et matériel disponible.
Priorités
Accueil et vente, dossiers en cours, atelier, examen de vue, administratif ou management.
3. Définir les conditions financières
Confirmez le tarif journalier, la durée couverte, les heures supplémentaires et les frais. Précisez qui réserve l’hébergement, quels justificatifs sont attendus et dans quel délai la facture sera réglée.
4. Préparer les accès sans compromettre la sécurité
Les accès nécessaires doivent être individuels ou temporaires lorsque le système le permet. Évitez de partager des identifiants personnels. Ne transmettez que les informations utiles à la mission et respectez les procédures du magasin pour les dossiers clients.
- Accès au logiciel et procédures de connexion
- Codes ou clés strictement nécessaires
- Consignes de caisse et de fermeture
- Contacts du responsable et du support utile
- Règles de confidentialité et de traitement des dossiers
5. Organiser l’accueil du premier jour
Prévoyez un tour rapide du magasin, une présentation de l’équipe et un rappel des priorités. Montrez l’atelier, les stocks essentiels, les commandes urgentes et les particularités du parcours client.
6. Prévoir la transmission de fin de mission
Demandez un point synthétique sur les dossiers en attente, les commandes, les retours et les actions à poursuivre. Une transmission structurée évite qu’une information importante disparaisse avec la fin du remplacement.
Checklist à copier dans votre demande
- Dates, horaires et adresse
- Contact opérationnel
- Tâches et autonomie attendues
- Logiciel, verrier et tiers payant
- Tarif, frais et règlement
- Hébergement si nécessaire
- Accès et consignes de sécurité
- Transmission de fin de mission